Universidade atinge a marca de 1 milhão de pedidos submetidos através da plataforma Lugus

O sistema de gestão de processos da Universidade de Coimbra (UC), Lugus, atingiu a marca de 1 milhão de pedidos.

Com a criação do Centro de Serviços Comuns, nasceu também o Lugus. Ao longo dos seus 13 anos de vida, onde ambos caminharam lado a lado, o Lugus revelou-se uma ferramenta indispensável no suporte às atividades da UC, tornando-se uma peça fundamental no sucesso do Centro de Serviços Comuns.

A jornada, que começou em 2011, tem sindo pautada pela sua evolução gradual enquanto ferramenta de modelação de processos, onde ao longo dos anos foram sendo adicionadas diversas funcionalidades de forma a dar resposta às exigentes necessidades da Universidade de Coimbra.

Com cerca de 24 tipos de processos implementados, a disponibilização de mapas financeiros e do SIADAP, o Lugus é atualmente a principal interface entre as diversas partes envolvidas nos processos administrativos, assegurando de forma eficiente e automatizada muitas tarefas que anteriormente eram consumidoras de muitas horas de trabalho dos técnicos nos diversos serviços de apoio. Seja nos processos de compra, de recrutamento, nas deslocações em serviço, no SIADAP, conferência de faturas, entre outros, o Lugus desempenha um papel determinante.

A garantia da rastreabilidade dos processos e o motor de workflow que assegura os fluxos de validação, a integração com outros sistemas de informação (internos e externos à UC), com o objetivo de aumentar o grau de automatização dos processos, e a autorização de forma totalmente desmaterializada, são as principais virtudes deste sistema.

Tudo isto é feito de forma ágil e desmaterializada, permitindo ganhos substanciais de eficiência, bem como uma abordagem muito mais ecológica, uma vez que o uso do papel tem vindo a ser dramaticamente reduzido. Um forte contributo para esta redução deve-se à integração do Lugus com a plataforma Autenticação.Gov, permitindo que os vários intervenientes possam proceder à assinatura eletrónica, através da Chave Móvel Digital, de forma completamente integrada em todos os seus processos.