Episódio #56 com Ana Coimbra

Comecei o meu percurso na Universidade de Coimbra quando ingressei na licenciatura em Economia, na Faculdade de Economia, em 1997. Terminei o curso em julho de 2001 e, em outubro do mesmo ano, tive a oportunidade de iniciar um estágio curricular na UC, na área da contabilidade, na Divisão Financeira da Administração. Foi assim que comecei o meu percurso profissional na UC.

Seguiu-se um estágio profissional e, depois disso, com a autonomia financeira e administrativa da Faculdade de Medicina (FMUC) foi-me possível, em dezembro de 2002, iniciar funções na Divisão Financeira da FMUC, onde estive até dezembro de 2010.

Com a entrada em funcionamento do Centro de Serviços Comuns da UC, iniciei funções como dirigente, quando fui convidada para ser chefe da Divisão de Compras do Serviço de Gestão, Aprovisionamento, Logística e Património, onde estive durante cinco anos. Depois, entre 2015 e 2020, fui diretora do Serviço de Gestão Financeira. Desde 2021, estou no Gabinete de Auditoria e Prevenção de Riscos de Gestão, como chefe do gabinete.

No 9.º ano, tive de escolher a área por que iria enveredar a partir do 10.º ano, e sempre tive uma propensão natural para a área das Ciências Sociais, em particular para a área da Economia, porque tratava temas que me interessavam bastante. Talvez tenha também escolhido o curso por influência do meu pai, que era contabilista e, por isso, estas matérias eram, de certa forma, próximas. Foi natural escolher a área da Economia e assim prossegui no ensino superior.

Foi um processo muito ponderado, ainda por cima porque iria chefiar uma área que tinha alguma complexidade. A área das compras, num contexto de serviços comuns, garante as compras de toda a instituição, algo que nunca tinha acontecido até à criação do Centro de Serviços Comuns da UC, porque até essa altura tínhamos três administrações: a da Administração, a da Faculdade de Medicina e a da Faculdade de Ciências e Tecnologia. Nunca tínhamos estado num contexto de central de compras para toda a Universidade de Coimbra.

Perante este contexto, ponderei bastante antes de decidir aceitar o convite, ainda que a minha ida para o Centro de Serviços Comuns tenha surgido de forma natural, porque fui participando no processo de implementação deste centro, através dos grupos de trabalho e de reflexão que foram criados para discutir a ideia. Participei também na definição de alguns aspetos relacionados com o sistema de informação de suporte à área das compras (o Lugus). De certa forma, e por todos estes motivos, foi natural este convite, mas assumi-o com muita responsabilidade e, no início, com algum receio de não ser capaz, porque era muito jovem.

Quando desempenhava funções no Serviço de Gestão Financeira, já tinha alguma preocupação (assim como as pessoas que dirigiram o serviço antes) com a prevenção de riscos de gestão, uma vez que, na área financeira de qualquer instituição pública, existem riscos para os quais devemos estar muito atentos. E, por isso, tínhamos algumas medidas, tais como controlo interno, duplas verificações, cautelas em relação a riscos de gestão e corrupção, e infrações que são conexas com essa mesma atividade, nomeadamente em áreas como património, receita, pagamentos, contratação pública (esta última uma área muito referenciada na informação pública como uma área de grandes riscos).

Aceitar este desafio foi muito interessante para mim por um motivo em particular: porque tive a oportunidade de iniciar este processo. O Gabinete de Auditoria e Prevenção de Riscos de Gestão foi criado para iniciar funções em fevereiro de 2021 e eu tinha estado de licença de maternidade desde setembro de 2020 e, quando regressei, iniciei funções já neste gabinete. Tive a oportunidade de criar uma solução diferente, que combina auditoria interna com a prevenção de riscos.

Este gabinete funciona num contexto de assessoria e apoio técnico ao Reitor e ao Conselho de Gestão com o objetivo de mitigar riscos relacionados com a gestão da organização, não só no âmbito da corrupção e infrações conexas, mas também no âmbito de outros riscos, porque há vários. Em linhas gerais, no âmbito das auditorias internas que fazemos conseguimos identificar alguns riscos; e no âmbito do Plano de Prevenção de Riscos de Gestão, Corrupção e Infrações Conexas conseguimos identificar situações que devem ser objeto de avaliação em termos de auditoria interna. Trabalhamos num ciclo que se alimenta e que funciona de forma integrada.

Neste momento, há três pessoas a trabalhar no gabinete. E fazemos um trabalho bastante exigente e, de certa forma, com um cariz de inovação, porque estamos a tratar alguns temas que são relativamente novos.

Trabalhamos diariamente com o Plano de Prevenção de Riscos de Gestão, Corrupção e Infrações Conexas da Universidade de Coimbra, sendo responsáveis pela revisão e monitorização do plano, e, neste domínio, temos a colaboração de todas as estruturas da UC, que interagem connosco tanto na parte da monitorização das medidas que visam colmatar os riscos que foram identificados, como na revisão das próprias medidas, para que o plano seja útil para todos no dia a dia. Esta colaboração com as várias estruturas da UC – em linhas gerais, as Unidades Orgânicas, as Unidades de Extensão Cultural e de Apoio à Formação, e os serviços da Administração e da Reitoria – é fundamental, porque estas estruturas e os seus serviços são os dinamizadores da implementação do plano.

O Gabinete de Auditoria e Prevenção de Riscos de Gestão é também responsável pela gestão das auditorias internas, atividade que desenvolvemos para identificar também situações de risco e que tem um contributo relevante para o Plano de Prevenção de Riscos de Gestão, Corrupção e Infrações Conexas da Universidade de Coimbra.

Trabalhamos ainda outra componente, que está relacionada com a identificação de situações sensíveis, de temáticas que merecem alteração, por exemplo, em termos de alteração administrativa, para as quais fazemos propostas de melhoria para alterar determinados caminhos, em diferentes áreas, como a área financeira, os recursos humanos ou os sistemas de informação.

Trabalhamos ainda com o Canal de Denúncia da Universidade de Coimbra, um tema muito sensível e com o qual trabalhamos com muito, muito cuidado, porque estamos a falar de pessoas, tanto quem denuncia, como quem é visado nas denúncias. É a atividade que, não sendo a que nos ocupa mais tempo no nosso dia a dia aqui no gabinete, mais nos preocupa pela sensibilidade que acarreta.

Por fim, temos também a componente da elaboração de recomendações gerais para algumas alterações, dimensão do nosso trabalho que está muito ligada com as propostas de melhoria.

Sei que pode parecer estranho, mas diria que são os riscos do cumprimento da legislação, porque o conjunto de diplomas publicados é tão vasto, e surgem tantas alterações, às vezes de uma forma cíclica, que a capacidade de as organizações se adaptarem de forma imediata àquilo que é preciso implementar nem sempre é bem conseguida logo de imediato. E, por isso, neste âmbito há sempre um risco muito grande de cumprimento legal.

Por isso, encontramos muitas vezes nas entidades públicas riscos na área da proteção de dados, porque é complexo pôr organizações com grande dimensão a funcionar exatamente como a legislação preconiza. A contratação pública na área financeira também é uma matéria que está sempre em evolução e, neste caso, os agentes económicos também têm um papel muito importante em tornar esta atividade menos sujeita a situações de corrupção e de infrações conexas. A área de pagamentos ou da angariação de receitas, por exemplo, podem também estar sujeitas a situações de risco, nomeadamente de não registo da receita.

Dentro da realidade das instituições de ensino superior, podemos ter alguma dificuldade na concretização de todas as atividades que temos de realizar – ensino, investigação e transferência do conhecimento para a sociedade – de forma ágil e num ciclo que permita cumprir todos os requisitos legais e também evitar os riscos que estão relacionados com esta interação que existe com a sociedade e com o mundo empresarial.

Destacaria dois aspetos. O primeiro está relacionado com a utilização do Plano de Prevenção de Riscos de Gestão, Corrupção e Infrações Conexas da Universidade de Coimbra, porque é um instrumento que queremos garantir que é utilizado – até porque é obrigatório, e temos coimas se não o cumprirmos. Mas não vale a pena utilizarmos a metodologia da imposição, temos que garantir de outras formas que ele é aceite e utilizado. E este aspeto é complexo no contexto atual, porque a legislação veio trazer alguns requisitos que complicam ainda mais o documento que temos, sendo que procuramos fazer um trabalho de simplificação, precisamente para que as pessoas da UC adiram a este documento orientador de forma mais fácil e para que, desta forma, se implementem as medidas de forma mais eficaz. Neste âmbito, o maior desafio da nossa equipa passa por conseguir conciliar aquilo que é necessário cumprir e as sucessivas alterações e, em simultâneo, simplificar o processo e tornar o plano mais útil para todos.

O segundo desafio da nossa atividade que gostaria de destacar é a gestão do Canal de Denúncia. Gostaria de sensibilizar as pessoas para fazerem reportes, mas reportes com responsabilidade e com informação que nos permita desenvolver as averiguações necessárias. Mesmo que não estejam em causa infrações ou crimes, podem estar em causa situações que podem ser colmatadas com alterações de procedimentos ou com medidas de melhoria administrativa, que podem contribuir para melhorar o quotidiano da nossa Universidade. E, por isso, temos de ser muito responsáveis na forma como fazemos estes reportes.

Gostaria de destacar dois momentos. O primeiro foi o convite para ser dirigente, porque um convite destes muda a forma como encaramos as coisas, porque passamos a ser responsáveis por uma equipa. Além de termos de garantir resultados e o cumprimento de vários procedimentos e objetivos, temos de saber gerir pessoas. No convite inicial para ser dirigente (chefe da Divisão de Compras), estávamos num processo de integração numa única equipa de pessoas que vinham de três administrações autónomas, com culturas organizacionais de certa forma diferentes, apesar de sermos todos UC. Congregar todos na mesma equipa, estando alinhados para trabalhar no mesmo sentido, foi um desafio muito, muito interessante e muito enriquecedor, mas também complexo.

O segundo momento foi a direção do Serviço de Gestão Financeira da UC, porque implicou liderar uma equipa de mais de 80 pessoas, e a diversidade de temáticas que se gerem neste serviço. Sob a minha alçada, ficaram três divisões e duas unidades. Foram cinco anos de um desafio forte e impactante, onde dei muito de mim em termos de esforço pessoal, porque este tipo de cargos de chefia não são desempenhados apenas das 9h00 às 17h30.

Queria deixar duas mensagens. Começo por voltar ao Canal de Denúncia, para tentar transmitir às pessoas que precisamos de ter acesso a informação clara, detalhada e fundamentada, com elementos que permitam uma análise aprofundada da situação reportada, para que seja possível garantir, por um lado, a averiguação dos processos, e, por outro, a melhoria dos processos dentro da UC. Se não seguirmos todo este procedimento, criam-se expectativas por parte dos denunciantes às quais não conseguimos corresponder se os reportes forem feitos de forma ligeira em termos daquilo que é a informação que nos é facultada.

Gostava ainda de transmitir uma segunda mensagem. Como instituição de ensino superior, temos uma responsabilidade acrescida na formação dos jovens-adultos. Neste contexto, se nós atuarmos, no nosso dia a dia, com padrões de conduto ética, integridade e transparência estamos a dar-lhes um exemplo que eles podem levar para a vida deles, para a sociedade, para a empresa onde vão trabalhar ou para qualquer contexto profissional onde exerçam a sua atividade, em Portugal e no mundo. Todos somos agentes de mudança e as matérias da ética, da integridade, da transparência e do combate à corrupção são elementos que também temos de transmitir aos nossos estudantes.