Episódio #35 com Nelson Gonçalves Costa

Entrei na Universidade de Coimbra em 2001. Na altura, concluí o bacharelato em Engenharia Informática e Sistemas. Continuei a estudar mais dois anos na licenciatura, mas, entretanto, entrei na Administração da UC. Estudava durante a noite e trabalhava durante o dia. Entrei com diversas funções na área da informática, como a gestão de computadores, de hardware, a instalação de computadores e de sistemas operativos, a ajuda nas impressoras, e também a componente de programação de sistemas de informação.

Na altura, o principal sistema de informação que dava suporte à parte financeira era o ERP SAP. Esse projeto tinha começado há cerca de um ano e estava a ser implementado. Na parte de recursos humanos, existia o RH+, ao qual também dava apoio e onde também fazia alguma programação. Havia ainda o ISYS, de gestão de correio interno. Lembro-me que a primeira coisa que programei e que implementei foi a integração entre o RH+ e o SAP, num módulo desenvolvido em Visual Basic. Naquele tempo, a Administração estava num processo de grandes mudanças, com novos sistemas e com a implementação de processos da qualidade.

Em 2010, com a entrada do Centro de Serviços Comuns, passei a desempenhar funções na Divisão de Sistemas de Informação essencialmente como programador de SAP, OutSystems/LUGUS e de outras plataformas web. Paralelamente, também fiz parte da bolsa de auditores internos e fiz algumas auditorias no âmbito da gestão de qualidade na UC.

Em 2016, iniciei as funções que exerço atualmente, que são as de chefe de divisão, um desafio completamente novo e que foi muito desafiante. Não estava, de todo, a contar. São novas funções, relacionadas com a gestão de pessoas, com a coordenação de equipa, com processos de aquisição de serviços, com contratação pública, com processos concursais de recrutamento de pessoal, com o SIADAP (e o quão isso é importante e difícil para as pessoas). São funções muito desafiantes.

Enquanto estudante, por volta de 2010, estive na Faculdade de Economia da UC a fazer o MBA para Executivos. Fiz, julgo que em 2014, um curso de empreendedorismo de base tecnológica também cá (um curso em parceria com a Universidade de Aveiro e a Universidade da Beira Interior). E mais recentemente estou num curso de inglês na Faculdade de Letras.

Enquanto estudava no secundário, não sabia muito bem o que queria seguir. Tenho colegas que diziam que vieram para informática porque eram viciados em jogos, e toda aquela temática, e achavam que a informática era aquilo. Estavam redondamente enganados.

Por volta do 11.º ano, comecei a ter contacto com computadores, o que na altura não era muito usual. E aquilo fascinava-me, nomeadamente todas as funcionalidades que um computador permitia, como escrever, jogar ou imprimir coisas. Havia ali um conjunto de coisas com as quais ficava curioso, como com o que era possível fazer numa máquina. Depois entrei em Engenharia Informática e comecei a perceber que a informática não era só isso. Não era só o hardware e o sistema operativo. Temos também as áreas de desenvolvimento de software, de gestão de redes, de administração de sistemas ou de gestão de bases de dados. E à medida que fui estudando, e também trabalhando, comecei a perceber que aquilo que eu gostava mais era a área de desenvolvimento de software.

O desenvolvimento de software passa por várias fases, que começa com o levantamento de requisitos, onde falamos e tentamos decifrar o que as pessoas pretendem e necessitam (e procuramos ajudá-las também a especificar aquilo que precisam). Depois, decorre a fase do desenho e implementação, que é um processo mais individual da equipa de desenvolvimento, até à fase de testagem, a qual já exige novamente a participação das pessoas que solicitaram o desenvolvimento. E segue-se a disponibilização do software. É bastante gratificante quando conseguimos que as pessoas fiquem satisfeitas com o que desenvolvemos e quando a ferramenta que estamos a disponibilizar é aquela que é realmente necessária e que faz falta aos serviços e às pessoas. E, no caso da Universidade de Coimbra, é gratificante ver que a instituição conseguiu atingir os seus objetivos utilizando os sistemas de informação que desenvolvemos.

Julgo que a minha vinda para a Engenharia Informática, mais precisamente para o desenvolvimento, foi construída ao longo do tempo. Não é um caso de, como dizem algumas pessoas, “desde pequenino quero ser isto”. No meu caso, não foi assim.

A Divisão de Sistemas de Informação existe, sobretudo, para dotar a Universidade de Coimbra de ferramentas que permitam atingir os objetivos. E sabemos o quanto isso é importante nos dias de hoje. Nós estamos aqui para trabalhar em prol da UC e dotá-la de ferramentas.

Fazemos a gestão dos principais sistemas de informação. Tratamos dos principais sistemas de informação que são o ERP SAP, que suporta a área financeira, recursos humanos e projetos. Nesta área, temos uma equipa pequena, constituída pelo Nuno Silva e pelo Luís Silva. Fazemos todos os processos de implementações e fazemos também a ponte com empresas externas que nos dão apoio. Na área académica, temos o Nónio, ao qual damos suporte – mais precisamente, o Paulo e a Maria José – e fazemos, essencialmente, apoio ao utilizador e gestão de pedidos de alterações. Outro sistema muito importante é o Lugus, uma tecnologia onde estão implementados inúmeros processos. Para dar resposta a esta intervenção, temos uma equipa constituída pelo Renato, pelo Paulo Marques e pelo Flávio Pereira. Estes três sistemas têm uma grande integração entre eles, que permite automatizar vários processos, como deslocações em serviço, processos de compras, confirmação de faturas, entre outros.

Desenvolvemos também plataformas web – a cargo da equipa composta pelo Luís Silva, André Conceição, Vasco, Paulo e pela Maria José – como o Canal de Denúncias, que foi desenhado e implementado recentemente. Temos também, por exemplo, uma aplicação que faz a gestão das guias eletrónicas de resíduos, que está integrada com a Agência Portuguesa do Ambiente. Temos ainda a aplicação de gestão de cartões, que faz toda a gestão do processo de vida dos cartões, desde a sua emissão até à receção. E temos muitas outras aplicações.

Temos também os sistemas de apoio, que estão a cargo do João Sá Marta, do Mário Azevedo e do Flávio. São sistemas como o LimeSurvey, que permite a criação de inquéritos. E queria só dar nota que o LimeSurvey é traduzido para língua portuguesa pelo Sá Marta! É ele que faz toda a tradução para português e isso é um motivo de orgulho para nós. Temos também o RT – Request Tracker, de gestão de pedidos, ou o sistema que permite a faturação de algumas lojas, como é o caso do circuito turístico ou da Imprensa da UC.

Por fim, e não menos importante, temos a questão da gestão de base de dados, que é transversal a todos estes sistemas que referi, que está a cargo do Mário Azevedo e que conta com o apoio do Luís Gonçalves.

Neste processo de gestão de todas as áreas e plataformas que referi, há vários projetos a decorrer e que são muito importantes, como a assinatura digital, que estamos a continuar a implementar quer no Lugus, quer no Nónio. Há processos que ainda não estão totalmente implementados com assinatura digital e estamos, neste momento, a fazer isso.

Temos também em curso, por exemplo, o projeto do Erasmus Without Paper, que integra o Nónio com os diversos sistemas de informação de instituições da União Europeia, que permite o envio e a receção dos dados dos estudantes que estão em mobilidade. Temos também um projeto, que está a ser pensado, que vai permitir a aplicação de gestão de cartões integrado com a plataforma European Student Card, para permitir o envio de dados de estudantes em mobilidade para terem acesso a um cartão único. Temos também em curso alterações aos processos de compras e de deslocações em serviço para os melhorar e conseguir automatizá-los ainda mais. Há um conjunto largo de projetos que estão a decorrer e que considero que são muito importantes para Universidade de Coimbra.

Esta área tecnológica está sempre em constante evolução. E é uma evolução vertiginosa, porque todos os dias aparecem novos sistemas ou novas ferramentas de desenvolvimento. E isso é um grande desafio. Precisamos de tentar acompanhar toda essa tecnologia e procurar adaptá-la às necessidades da Universidade de Coimbra. No fundo, temos de conseguir perceber o que é melhor para a Universidade, no que diz respeito a sistemas de informação e tecnologia, para que a UC consiga atingir os seus objetivos. Paralelamente, e relacionado com os recursos humanos que temos na Divisão de Sistemas de Informação, o grande desafio é que todos consigamos evoluir e acompanhar essa mudança de tecnologia.

Na área dos recursos humanos, tem surgido outro grande desafio que é conseguir atrair e manter os recursos humanos. A UC tem feito por isso, como é o caso das alterações introduzidas no regulamento de horários, que são benéficos para os trabalhadores; ou através da mobilidade intercarreiras, que também tem contribuído para a satisfação dos trabalhadores. Mas é muito difícil competir com as empresas privadas, que conseguem oferecer melhores condições, principalmente em termos remuneratórios.

A pandemia veio acentuar esta competitividade, porque permitiu que um trabalhador que esteja, por exemplo, em Coimbra possa trabalhar para uma empresa em Lisboa, em teletrabalho. Ou mesmo trabalhar para uma empresa estrangeira sem sair de casa. E, neste segundo caso, isso permite à empresa estrangeira pagar menos do que pagaria por um recurso humano local e para a pessoa portuguesa esse é um valor maior do que ganharia em Portugal.

A Divisão de Infraestruturas de Tecnologias de Informação e Comunicação, que é outra divisão que faz parte do Serviço de Gestão de Sistemas e Infraestruturas de Informação e Comunicação, teve o trabalho e esforço adicional de conseguir dotar todos os computadores das pessoas da comunidade UC de ferramentas com as quais as pessoas pudessem aceder, de forma segura e a partir de casa, aos sistemas de informação da UC. A ideia passou por criar uma forma de as pessoas estarem a trabalhar em casa como se tivessem a trabalhar na Universidade. E isso passou não só por ter o computador disponível, mas também pela possibilidade de aceder aos sistemas de informação, ter canais de comunicação disponíveis, como o telefone, por exemplo. Tudo isto foi importante.

Na Divisão de Sistemas de Informação, começámos, por exemplo, por disponibilizar o Zoom a todas as pessoas para permitir reuniões online. E desenvolvemos um conjunto de soluções que já estavam pensadas, mas que a pandemia acelerou, como é o processo da assinatura digital, importante para que certos processos não tenham que ser feitos presencialmente na Universidade de Coimbra. Em LUGUS, disponibilizámos uma solução de emissão automática de declarações de circulação entre concelhos para os trabalhadores que necessitavam. E internamente conseguimos criar uma sinergia diferente para trabalhar à distância, diferente da habitual.

Em relação às aulas online, o Nónio já tinha algumas ferramentas que o permitiam, como a disponibilização de material de apoio, os fóruns de discussão ou os sumários. E isso, em conjunto com as ferramentas que disponibilizámos – como o Zoom para as aulas online, o Educast para disponibilização de conteúdos ou o Google Forms para realização de exames –, fez com que fosse possível que as aulas continuassem a ser lecionadas com uma certa tranquilidade, apesar de não ser a mesma coisa. Criámos também internamente um portal de ajuda ao ensino remoto que tinha tutoriais, vídeos e FAQs sobre estas ferramentas. E tinha uma equipa dedicada, aqui na Divisão, a dar apoio aos utilizadores. Mais tarde, a Universidade criou o UC Student, o UC Teacher e o UC Meetings, que ajudaram também nas aulas online e que permitiram que as aulas continuassem a ser lecionadas.

Também desenvolvemos uma plataforma que permitia a ativação ou a desativação dos cartões automaticamente, consoante a medição da temperatura, que permitia que as pessoas pudessem entrar ou não nos edifícios. Foram instalados vários pórticos na UC e o nosso sistema estava integrado com o sistema SALTO, que era o sistema que geria a entrada nos edifícios. Foi um grande esforço, mas acho que todos estivemos à altura. Foi um desafio que conseguimos ultrapassar.

A Universidade de Coimbra é grande, é uma instituição com muitos anos. É a mais antiga de Portugal e é uma referência tanto no nosso país, como lá fora. Apesar de ser antiga, é moderna e há vários indicadores que provam isso atualmente. O que quero dizer com isto é que a UC consegue-nos dar grandes oportunidades. E, com base nessas oportunidades, há um conjunto de momentos que ficam marcados e que destaco.

Já me deu a oportunidade de participar em vários projetos que envolvem instituições europeias e portuguesas. Participei em projetos dentro da UC, que envolvem vários serviços e várias unidades de ensino. E isso para mim é muito gratificante. E é um gosto imenso estar a participar nesses trabalhos.

Há outros momentos que destaco como, por exemplo, o processo de criação do Centro de Serviços Comuns, que envolveu muitas pessoas. Neste processo, fundiram-se novos serviços, fundiram-se novos sistemas de informação, conheceram-se novas pessoas. E acho que esse processo fez o que é a Administração hoje e molda um pouco o funcionamento da UC.

Sobre a criação do Centro de Serviços Comuns, tenho até uma história interessante para partilhar. No Palácio dos Grilos – o edifício onde comecei a trabalhar –, com a criação do Centro de Serviços Comuns e a fusão dos vários serviços, as pessoas foram saindo do edifício. Quando entrei lá, em 2001, era um edifício cheio de vida, muito agitado, desde as primeiras horas do dia até ao final do dia. E, naquela altura em que as pessoas estavam a sair, o edifício ficou um bocado vazio. Sobrou a nossa sala, que era a sala do projeto, onde estávamos a fazer a fusão dos sistemas de informação. Nos últimos dias do projeto, éramos só nós que estávamos naquele edifício. E o facto de entrar no edifício e ver as salas vazias, sem alma, sem a agitação que outrora ali se vivera, foi realmente um momento muito, muito doloroso e deixou saudades pensar no que tinha sido antes. Mas, ao mesmo tempo, mudámos para a Faculdade de Ciências e Tecnologia, para a nova Divisão de Sistemas de Informação, e conheceram-se novas pessoas, novos serviços e isso é que é importante na mudança.

Destaco também o momento em que fui convidado para ser chefe de divisão, que foi um desafio muito grande para mim. Como já disse anteriormente, era algo com que não estava a contar. E isso marcou-me pelas novas funções e desafios que se colocaram.

No âmbito da nossa atuação, estamos aqui para criar e dotar a UC de sistemas que permitam a Universidade fazer o melhor, quer seja em prol dos estudantes, quer seja em prol da investigação ou em prol da transferência do conhecimento. No fundo, estamos aqui para conseguir criar uma vantagem competitiva para a Universidade de Coimbra. E sabemos o quão isso é importante. Mas, para conseguirmos desenvolver este trabalho, também precisamos da ajuda dos outros, para conseguir perceber aquilo que realmente é preciso nos vários serviços. Precisamos de criar um canal de comunicação em que se fale o mesmo idioma para se conseguir atingir os objetivos.

A mensagem que posso deixar é que, quando precisarem, venham ter connosco. Estamos aqui para vos ouvir, para tentar perceber as necessidades e para tentar ajudar na criação de soluções que permitam aos serviços atingir os seus objetivos. Não prometo que façamos tudo, porque, apesar de sermos grandes em talento e ambição, somos uma equipa pequena. Aquilo que prometo é que vamos dar o nosso melhor e que estamos disponíveis para tentar ajudar.