Episódio #13 com Helena Galante

O meu percurso na Universidade de Coimbra iniciou-se em 2012, mais concretamente no final do ano letivo 2011/2012. Não fiquei colocada no Concurso Nacional de Professores, do 3.º ciclo do ensino básico, onde era professora já há alguns anos no grupo de Informática. Tive, portanto, que procurar outras alternativas ao ensino e foi aí que surgiu esta oportunidade de ingressar na Universidade de Coimbra.

Concorri à Divisão de Avaliação e Melhoria Contínua, área que desconhecia por completo. Embora estivesse a trabalhar como formadora na área da Matemática, em Aveiro (onde resido), quando fui selecionada achei mais desafiante esta possibilidade de ingressar na Universidade de Coimbra, não só pela Universidade que é, mas, sobretudo, para adquirir novas competências.

Em 2012, ingressei na Divisão de Avaliação e Melhoria Contínua, que agora se chama Gabinete de Promoção da Qualidade, e a minha principal atividade era a monitorização de indicadores e o acompanhamento dos rankings universitários. Foi nessa altura que percebi o gosto que tenho pelas auditorias, pois também era auditora interna do sistema de gestão da Universidade de Coimbra. Foi uma experiência bastante enriquecedora, porque evoluí muito a nível de competências e aprendi muito, mesmo! Em 2015, surgiu a oportunidade de concorrer ao Serviço de Gestão Académica da UC e foi então que ingressei no serviço onde me encontro até hoje. Tem sido também uma experiência muito enriquecedora porque tenho uma atividade muito diferenciada: dou apoio transversal ao serviço, trabalho com vários colegas e também diretamente com as dirigentes do serviço.

Um dinamizador da qualidade é quem faz a ponte, quem faz a interação entre o serviço e o Gabinete de Promoção da Qualidade. Para dar cumprimento ao famoso ciclo PDCA (Plan, Do, Check and Act) tem que fazer o planeamento das atividades em conjunto com as dirigentes, a sua monitorização e depois, com base na análise dos resultados, tentar melhorar sempre as atividades. É claro que isto é uma tarefa que não se faz sozinha e, por isso, para a levarmos a bom porto temos que sensibilizar os nossos colegas para as questões da qualidade, que às vezes podem parecer um bocadinho massudas. Portanto, o dinamizador da qualidade também tem o papel de promover a cultura da qualidade no serviço e, consequentemente, também na Universidade. Sem a qualidade e sem o sistema de gestão da qualidade não teríamos o percurso que temos estado a fazer, tanto nos rankings como ao nível dos serviços.

Colabora, desde logo, com a oferta formativa, que é configurada através do apoio do Serviço de Gestão Académica às Unidade Orgânicas para que preparem a oferta para os seus estudantes. Depois faz também toda a gestão curricular do estudante, desde que se matricula na Universidade até ao final do seu curso. Tratamos, portanto, de todos os processos administrativos, desde as inscrições aos requerimentos. No final do percurso académico do estudante, o papel do SGA passa pela certificação, através da emissão do diploma. O Serviço de Gestão Académica acompanha o estudante da Universidade de Coimbra mesmo antes da sua chegada à UC, durante a fase de validação de candidaturas.

Estive um ano a trabalhar nas matrículas e posso dizer que foi uma atividade bastante enriquecedora, uma experiência que creio que é também partilhada pelos colegas que fazem parte desse processo, não só por ser uma atividade que vivemos todos, em conjunto, mas porque sentimos também a emoção do estudante quando entra na Universidade de Coimbra. E é bastante interessante estar ali, naquele momento tão importante.

O meu dia a dia é bastante diferenciado, por causa das várias atividades que desenvolvo no Serviço de Gestão Académica que passam, desde logo, por dar um apoio transversal às várias áreas do serviço. No entanto, há uma tarefa que faço quase todos os dias, logo no início do dia, que é averiguar se há reclamações, sugestões ou elogios encaminhados pelo Sistema Integrado de Melhoria da Universidade de Coimbra. Caso existam, tento dar resposta e perceber o que está na origem dessas mensagens. É um trabalho bastante interessante porque permite-nos perceber onde podemos melhorar e permite-nos perceber também, com os elogios que recebemos (e recebemos bastantes elogios) que estamos a fazer um trabalho importante e que estamos a ter impacto na vida académica da Universidade de Coimbra. Dou também apoio na análise de dados, na monitorização de indicadores de apoio à direção, na resposta a pedidos de dados da tutela (o Ministério da Ciência, Tecnologia e Ensino Superior) e na configuração do sistema de informação académica. E apoio também as colegas, sempre que necessitam. Faço, portanto, um trabalho muito diversificado e nada, nada monótono.

O Sistema Integrado de Melhoria é, de facto, a principal ferramenta para nós avaliarmos o estado do serviço. Se o serviço estiver bem, há poucas reclamações e sugestões. E, de facto, os dados demonstram que o Serviço de Gestão Académica tem muitas reclamações, mas muitas reclamações improcedentes, o que significa que não têm, de todo, fundamento. E isso é um sinal que estamos a trabalhar bem.

Saber que tem impacto no trabalho das colegas e da comunidade UC. O sentimento de saber que o meu trabalho faz a diferença no imediato. Claro que todos os trabalhos fazem a diferença, mas eu sinto de forma mais imediata o impacto e o alcance do meu trabalho. Devido às minhas atividades diferenciadas de apoio transversal, as relações interpessoais que vou criando no dia a dia com os colegas, tanto no SGA como fora do Serviço, são também bastante gratificantes e motivadoras.

Por ser da área da Matemática, gosto de resolver os problemas. E, então, em conjunto com as dirigentes gosto de tentar encontrar soluções para os problemas e situações que vão surgindo no Serviço de Gestão de Académica, que são bastante diversas de situação para situação. E acho que isso acaba por ser o mais motivante.

Acho que são aqueles dois momentos que marcam a mudança na minha vida: quando ingressei na Divisão de Avaliação e Melhoria Contínua, o momento em que cheguei à Universidade de Coimbra; e quando ingressei no Serviço de Gestão Académica. Destaco o primeiro momento porque sinto que evoluí bastante e o segundo porque me permite sentir que o meu trabalho faz a diferença no trabalho dos colegas e também na Universidade.

Acho que a comunidade académica reconhece o Serviço de Gestão Académica, desde logo por ser o serviço que mais atendimentos faz na UC, sendo a principal parte interessada os nossos estudantes e candidatos, e nós procuramos dar resposta aos seus problemas, e apoiamos também algumas atividades das Unidades Orgânicas. Se nós avaliarmos estes últimos anos, e em particular esta fase pandémica em que vivemos, podemos constatar que o Serviço de Gestão Académica tem sabido fazer a diferença e tem sabido responder às adversidades com qualidade e, muitas vezes, de forma inovadora. E se tenho que deixar uma mensagem à comunidade académica é que continuem a confiar em nós, no Serviço de Gestão Académica da Universidade de Coimbra.